Faturaların internet bağlantısı kullanarak elektronik ortamda düzenlenmesi, paylaşılması ve izlenmesine yardımcı olan sistemin ismi E-Faturadır. Baskı araçları ve kağıt kullanımı sağlanmadan sunucular vasıtası ile firmadan firmaya iletilebilir.
Klasik kağıt faturalar ile aynı işlevi gören E-Faturalar aynı niteliklere sahiptir ve resmi geçerliliği bulunur. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yürürlüğe konulmuştur. E-Fatura kullanımı sağlayanların ekstra kağıt fatura kesmelerine gerek yoktur.
Kimler E-Fatura Kullanabilir?
E-Fatura mükellefleri elektronik fatura kesmekle yükümlü olan kişiler olarak bilinir. Gelir İdaresi Başkanlığı yapmış olduğu çalışmayla birlikte 05.03.2010 tarihiyle birlikte yürürlüğe girmiş bir uygulama olsa da herkes için zorunlu olmamış, belirli şartları ve koşulları sağlayan ticari işletmeler için zorunlu hale gelmiştir.
E-Faturaya geçmek her ne kadar bazı şartları içerisinde ihtiva ediyor olsa da şahıs işletmeleri veya diğer tüzel kişiler isteğe bağlı olarak E-Fatura uygulamalarına geçiş yapabilmektedir. Bunun için İnteraktif Vergi Dairesinden veya E-Fatura başvuru ekranından başvurusunu gerçekleştirmesi gerekmektedir. Fatura kesmekle yükümlü olan kişiler E-Fatura yöntemi ile kolaylıkla fatura kesebilir, takibini ve kontrolünü rahatlıkla yapabilir. Tek tıkla saniyeler içerisinde fatura kesilebilmesi mümkün bir durumdur. İşlem onaylanmadığı sürece de faturalar üzerinde değişiklik yapılması mümkündür.
Kimler İçin E-Fatura Zorunludur?
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından bazı ticari işletmelerin E-Fatura sistemine geçmesini zorunlu hale getirmiştir. Bunun birkaç tane ana sebebi bulunmaktadır. Bu firmaların müşterine verdiği hizmetin kalitesini arttırmak, dijital fatura sistemine tüm mükelleflerin birden değil de yavaş yavaş dahil olmasını sağlamak ve son olarak ise Gelir İdaresi Başkanlığı herhangi bir inceleme durumunda işlemlerini daha hızlı tamamlayabilmesi için bazı şartları yerine getiren gerçek veya tüzel kişilikler için E-Fatura geçmek zorunlu kılınmıştır.
E-Faturaya geçmek zorunda olan ticari işletmeler aşağıdaki gibidir;
- 2021 Yılında 4 Milyon TL üzerinde cirosu bulunan mükellefler 01.07.2022 tarihine kadar E-Fatura sistemine dahil olmalıdırlar.
- 2022 Yılında 3 Milyon TL ve üzerinde cirosu bulunan mükellefler 01.07.2023 tarihine kadar E-Faturaya geçiş yapmak zorundadırlar.
- Gayrimenkullerin veya Motorlu taşıtların alımı, satımı veya kiralanması olmak üzere faaliyetlerini gösteren ticari işletmeler 2020 ve 2021 yılında 1 Milyon TL üzerinde cirosu bulunuyor ise 01.07.2022 tarihine kadar E-Fatura uygulamasına geçmek zorundadırlar.
- İlgili belediyelerden veya Kültür – Turizm bakanlığından gerekli izinlerini almış olarak faaliyetlerini gösteren konaklama veya otel hizmeti veren gerçek veya tüzel kişilikler ilgili tebliğ tarihinden önce faaliyetlerini yürütmeye başlamış iseler hiçbir ciro şartına bağlı kalmadan 01.07.2022 tarihine kadar E-Fatura uygulamasına geçmek zorundadırlar.
- E-Ticaret faaliyetlerini yürüten ve internet üzerinden satış işlemlerini gerçekleştiren gerçek veya tüzel kişilikler 2020 ve 2021 yılında 1 Milyon TL üzerinde ciroları bulunuyor ise 01.07.2022 tarihinde E-Fatura sistemine geçiş yapmak zorundadırlar. Bu rakam 2022 yılında 500 Bin TL ile sınırlandırılmıştır. Sonuç olarak ticari faaliyetlerinin tamamını veya bir kısmını internet üzerinden gerçekleştiren ticari işletmeler 2022 yılında 500 Bin TL üzerinde ciroları bulunuyor ise 01.07.2023 tarihinde E-Fatura sistemine geçmek zorundadırlar.
E-Faturanın Avantajları Nelerdir?
E-Fatura çevreye katkı sağlamanın yanı sıra işlerdeki denetim ve yönetim kalitesini arttırmak mümkündür. Tüm bunların yanı sıra kağıda basılan faturalar çok daha hızlı ilerleme sağlayacağı için zamandan büyük oranda tasarruf etmek mümkün olacaktır. Ayrıca müşterilerin faturaları aynı anda görülmesine ve tahsilat süreçlerinin hızlı ilerlemesine olanak sağlar. Kağıt kullanımının azalmasıyla birlikte çevre dostu bir sisteme geçmekte mümkündür.
Dijital ortama taşınan faturalar yardımıyla maliyet tasarrufu da ortaya çıkar. Baskı ve arşivleme giderlerinde azalmalar sağlar. Bunun yanı sıra çalışanların sürelerinde de azalmaya yardımcı olur. Kağıt faturalarda yapılan hata oranları fazla olacağı için düzeltmekte ekstra zaman isteyen durumlar arasında yer alır. Elektronik faturalarda hata oranı daha azdır. Pek çok muhasebe programı gelen faturaları otomatik olarak kontrol eder ve bununla birlikte firmaya ekstra garanti sağlar.
E-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?
E-Fatura kullanımı her geçen gün daha yaygın hale gelmiştir. Bununla birlikte de pek çok kişinin aklına E-Fatura başvurusunun nasıl yapılacağı sorusudur. E-Fatura uygulamasına geçmek ilk önce karmaşık gözükse de aslında gerekli olan belgelerle oldukça kolay bir süreç haline getirilebilir. E-Fatura uygulamasına geçiş aşamasında tercih edilecek pek çok portal vardır. Bunlar arasında GİB entegrasyon portalı, GİB portal sistemi ve özel entegrasyon sistemi yer almaktadır.
Her biri için başvuru yöntemi farklılık gösterebilir. Sistemlere giriş yaptıktan sonra gerekli belgeler temin edilir. Ardından mali mühür için gereken ücret yatırılır. Mali mühür alındıktan hemen sonra başvuru da bulunulur ve başvurunun onaylanması beklenir. Başvurusu onaylanan kullanıcılar için hesap aktif hale getirilir, bu aşamada herhangi bir işlem yapmaya gerek yoktur.
E-Fatura başvurusu için kullanılacak olan 3 tane yöntem bulunmaktadır. Bunlar şu şekildedir;
- İnteraktif Vergi Dairesi Aracılığı ile başvuru
- E-Fatura Başvuru ekranı ile normal başvuru
- Özel entegrasyon firmalarının başvurusu
İnteraktif Vergi Dairesinden başvuru yapacak olan firmalar için Mali Mühürlerini önceden bulundurmaları zorunlu değildir. Ancak E-Fatura başvuru ekranından veya bu işi özel entegrasyon firmasına devrederek bütün işlemleri özel entegrasyon firmasının sağlamasını isteyen bir ticari işletme önceden mali mühür temin ederek işlemlerini sürdürmesi gerekmektedir. Şahıs işletmeleri için E-İmza, Tüzel kişilikler için ise mali mühür bu işlemleri gerçekleştirmek açısından gerekli nesnelerdir.
E-Fatura Sistemine Geçiş Yapmak İçin Mali Mühür veya E-İmza Gerekli midir?
Şahıslar veya diğer tüzel kişilikler eğer isterlerse herhangi bir özel entegrasyon firması ile anlaşma sağlamadan direkt olarak Gelir İdaresi Başkanlığının ticari işletmeler için sunmuş olduğu GİB E-Fatura portalını kullanabilirler. Bu portal içerisinde her fatura kesileceğinde mali mühür veya E-İmza bilgisayarda takılı olması gerekir.
Fakat özel entegrasyon yönteminden faydalanarak E-Faturalarını oluşturmak isteyen mükellefler istedikleri anda ve istedikleri bilgisayardan özel entegrasyon firması içerisinde oluşmuş olan kullanıcı adı ve şifreleri ile giriş yaparak faturalarını hızlı bir şekilde oluşturabilmektedirler. EDM bilişim olarak müşterilerimizin her an ve her saniye fatura kesmeleri için geliştirdiğimiz EDM Mobil Uygulama ile birlikte her an E-Faturalarınızı düzenleyerek ticari faaliyetlerinizi yürütebilirsiniz.
E-Fatura Saklama ve Arşivleme İşlemleri Nasıl Yapılır?
E-Faturaların saklanması Vergi Usul Kanunu gereği mükelleflerin sorumluluğunda bilinir. Mükelleflerin sorumluluğunda olduğundan dolayı E-Faturalarını oluşturan ticari işletmeler bu dosyaları bilgisayarlarında veya herhangi bir harici disk içerisinde saklamaları gerekmektedir.
Özel entegrasyon firmaları mükellefler adına bu görevi yerine getirmektedirler. Örneğin ülkemizin önde gelen lider entegratörü EDM bilişim üzerinde düzenlenen faturalar ilgili mevzuatlar ve diğer yükümlülüklerin çerçevesinde E-Fatura kullanıcılarının düzenlemiş olduğu E-Fatura, E-Arşiv fatura gibi bütün değerli mali belgeleri 4 yedekli ve 10 yıl süre ile saklayarak mükellefin her isteğinde ulaşabilir hale gelmesini sağlamıştır.
